Drie gouden tips voor zorgprofessionals die een secretaresse willen

Vroeger riep ik gemiddeld drie keer per week luid zuchtend "Ik wil een secretaresse!".

Als (pediatrisch) kiné krijg je zo ongelooflijk veel taken op je bord die in de verste verte niets met je diploma te maken hebben, of ligt dat aan mij?

Op den duur had ik het gevoel dat ik meer tijd spendeerde achter mijn laptop dan op de kiné-mat. En dat vond ik best wel zonde van al die jaren unief.

De wakkere lezer merkt op dat ik hierboven in de verleden tijd schreef. Klopt!

Ik kan tegenwoordig met enige trots vaststellen dat ik de tijd die ik verdoe aan administratieve shizzle op z'n minst gehalveerd heb.

Mocht ik influencer zijn, zou ik je nu een online cursus van 1299 euro proberen aansmeren waarmee ook jij al die verloren uren kunt vermijden. Maar dan zit ik weer uren achter mijn laptop om die cursus te maken, dus dank je feestelijk!

Jij krijgt als lezer van deze blog mijn drie beste tips gewoon cadeau;

1) Elimineer onnodig papierwerk

Maak eens een lijstje van de taken die jij zou doorschuiven mocht er morgen Mary Poppinsgewijs een secretaresse voor je deur verschijnen.

Vervolgens stel je je bij elke taak op je lijstje de volgende vragen;

• Moet dit echt?
• Wat is het ergste dat kan gebeuren als ik het niet doe?
• Lijdt de kwaliteit van de zorg voor mijn patiënt eronder als ik deze taak laat vallen?

2) Minimaliseer noodzakelijk papierwerk

Uiteraard zijn er taken waar je niet zomaar onderuit geraakt met een beetje "mindset shifting". Dit zijn de taken die we gaan proberen minimaliseren.

• Heeft het CP-referentiecentrum/de kinderarts/de kinderopvang voor de opvolging van mijn patiënt écht een verslag van 4 bladzijden nodig? Of kun je de belangrijkste info in een mail van 4 zinnen zetten?
• Moet ik op de vraag van die ouder/leerkracht/zoco/... echt antwoorden met een mail van anderhalf uur? Of kan ik ook antwoorden met "Ik stel voor dat we dit eens bespreken op (datum)"?

3) Vertrouw op Maggie

Neen, de boodschap is niet "blijf in uw kot" (verkeerde Maggie). Maggie is de secretaresse die tegenwoordig de helft van mijn mails en verslagen schrijft (niet deze blogs, voor alle duidelijkheid, die zijn nog steeds 100% ambachtelijk).

Ik heb het over de digitale tool "Magical". Magical is een zogenaamde "text expander", die je als extensie installeert in Google Chrome. Vervolgens kun je Maggie leren om bepaalde stukken tekst in te voeren op commando. Dat commando is een combinatie van leestekens en letters naar keuze.

Als ik bijvoorbeeld ";ag" typ in een mail, komt daar automatisch de zin "Maak gerust een afspraak in mijn online agenda." met onder "online agenda" de link naar (je raadt het nooit) mijn online agenda.

Vervolgens typ ik meestal ";laat", wat door Maggie vervangen wordt door "Laat zeker iets weten als jullie nog vragen hebben! Groetjes, Bieke".

Zo kun je niet alleen zinnen die je vaak gebruikt in verslagen typen in een paar letters, maar bijvoorbeeld ook je ondernemingsnummer, factuurgegevens, telefoonnummer of andere data die je anders telkens opnieuw moet gaan opzoeken.

Je zou ervan versteld staan hoeveel tijd je hiermee uitspaart!

Laat het me zeker eens weten als je aan de slag bent gegaan met de tips!

Zonnige groetjes!

Bieke

(en Maggie)

PS: Meer weten over hoe en waarvoor je Magical kunt gebruiken? Kom dan naar de workshop "Het gebruik van digitale tools in de kinépraktijk" in Beernem (9 juli) of Lommel (3 oktober). Geaccrediteerd door PQK (4 punten).